A medida que los mercados globales se expanden y la competencia se intensifica, las organizaciones buscan nuevas maneras de optimizar el flujo de trabajo para aumentar los niveles de productividad. A menudo, la mejor forma de implementar cambios en una organización es a través de un sistema Workflow. Se trata de una metodología que ofrece una solución para la optimización de procesos operativos, basada en el análisis de requisitos, el entendimiento de la interdependencia entre estos y la implementación de procedimientos diseñados para alcanzar objetivos específicos.
¿Qué es el Workflow?
El Workflow es un sistema de gestión de un proceso, también conocido como proceso automatizado, que permite a una organización trabajar de manera más eficiente. Fue desarrollado por Bill Baker de IBM, quien lo definió como un «proceso de flujo de trabajo consistente e interoperativo». Este proceso permite la aplicación de reglas para el funcionamiento de la empresa, como por ejemplo el flujo de información, el tiempo de respuesta, la jerarquía y el control.
Cómo Implementar de forma Eficaz el Workflow en una Empresa
La implementación de un sistema de Workflow tiene lugar cuando una organización prioriza un proyecto de mejora. Este proceso consiste en varias etapas, desde el análisis de los procesos existentes hasta las herramientas utilizadas para cumplir los objetivos.
En primer lugar, es necesario identificar los procesos que tienen lugar actualmente y entender su interdependencia para desarrollar un modelo de flujo de trabajo. Cuando el modelo se visualiza, los profesionales involucrados necesitan identificar los puntos de conflicto, dilación y desaceleraciones potenciales. Esto se debe realizar para reducir los cuellos de botella en las actividades más complejas. Después de eso, hay que fijar objetivos y prioridades para cada proceso.
Una vez que se ha finalizado el modelo, se elige el software adecuado para el trabajo. Esta elección depende de los requisitos de la organización y se basa en herramientas como catálogos de activos, reglas de flujo de trabajo, actualizaciones de notificaciones y scripts de automatización. El software debe entonces conectarse a la infraestructura de la empresa para empezar a medir los avances y evaluar la eficacia del trabajo.
¿Cuál es el Objetivo del Workflow para las Empresas?
El objetivo del Workflow es proporcionar a las empresas una forma estructurada de administrar las actividades y procesos de una manera más eficaz. Esta metodología se diseña para mejorar los niveles de productividad, lo que redundará en niveles de eficiencia superiores. Los objetivos finales específicos varían según la organización, pero todas las empresas persiguen mejorar el flujo de trabajo y mayor productividad.
Beneficios del Workflow en las Empresas
Las empresas se benefician enormemente de la implementación de un sistema de Workflow, pues les permite administrar mejor su trabajo y así lograr mejores resultados. Las empresas pueden utilizar el Workflow para administrar y compensar la sobrecarga de trabajo por medio de la automatización de tareas rutinarias. Esta metodología también se compone de herramientas que ayudan a las empresas a mejorar el proceso de toma de decisiones y la alineación con el público objetivo.
Además, el Workflow les permite a las empresas aprovechar al máximo los recursos y establecer controles adecuados para garantizar la calidad de la producción. Estas herramientas les ayudan a gestionar el flujo de trabajo de una manera eficiente, permitiendo a la vez mejorar la eficiencia y la comunicación interna para cumplir con la estrategia general de una empresa.
Un flujo de trabajo eficiente también garantiza un alto nivel de calidad de los productos y servicios producidos, lo que contribuye a la optimización de los costes y la mejora de los resultados finales. Esto resulta en una mayor satisfacción tanto para el cliente como para la organización, lo que a su vez redunda en mejores ingresos para la empresa.
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